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印前文件管理规范

发表日期:2015-08-18 15:02:45 浏览次数:0

     1.厦门印刷公司应合理规划硬盘,对硬盘进行分区,对每一个区的大小进行合理优化以适应存储的内容,并根据内容命名分区。如一台用来作为图形工作站使用的PC机装有一块25OG硬盘,主要存储印前软件、字体、图库、资料(如常用标志)和客户文件,就可以将这块硬盘划分为四个分区,分别是系统分区(操作系统和应用程序、系统交换文件、虚拟内存)、软件字体存储分区(包括系统的备份)、图库和资料分区及客户数据文件分区,分别命名为Xitvng, Auanjian, Tuku, Shuju,以字母命名是方便分区在其他操作系统下如DOS下的可识别性,也可以以汉字命名如系统:、软件、图库、数据,这样在打开“我的电脑”后,可以对各个分区的数据内容一目了然。

  2.对每一个分区存储内容进行分类,确定根目录下文件夹的名称。这些文件夹一般命名为汉字。如软件和字体分区,可以在根目录下建立“系统软件”、“印前软件”、“字体”、“sysback"等文件夹(“sysback”使用字母是因为这个文件夹需在DOS下使用)。图库分区下根据图库的名称建立相应的图库文件夹和其他文件夹如“标志”等。数据分区下可以根据客户单位名称建立相应的文件夹.每个客户的相关文件应保存在相应的文件夹中。

  3.在每个根目录文件夹下,根据数据的情况再建立树状文件结构。如“图库”分区下斑“亚洲影像”图库文件夹,这个图库是由100张CD组成,每张CD上由数十个JPG格式的图像或TIF格式的图像组成,应在“亚洲影像”文件夹下建立“CD1”一“CDIO0”文件夹,将每张CD中的图像文件拷人相应的文件夹形成清晰的结构,与原图库索引册完全对照。如“数据”分区下的“某某电力局”文件夹,在之下应根据客户制作项目的名称和日期再建立相应的文件夹(一般日期在前以便于查找),同一个项目的文件应位于相应的文件夹中,如果需要使用以前某一个项目的文件,只需知道制作时间就可以轻易地找到所需的资料。时间为基本信息的文件夹结构对于期刊、报纸等相同的文件夹,具有有效合理的管理功能。

  4.一般小型项目或是图库等资料类文件夹结构层少,而较大的项目因为资料众多且繁杂,可以使用结构层次较多的文件夹结构以便于理清相互关系。也可以为较大的项目在根目录

  下建立专门的文件夹。如一个100页以上的画册设计,需要使用数千张图片、图形和数个文档等,可以按照首先分为几个部分、在每个部分下再分类、分类下再细化等方法建立合理的便于管理的文件夹结构。

  5.图库文件夹在建立完成后,应该是“只读”特性的,也就是说不能更改和删除,这是为了保证图库的完整和稳定。一般在使用图库中的图像时,应选定后首先复制到项目所在文件本下,再进行操作。

  6.资料目录一般保存搜集的标志、矢量内容、下载的图像等。Windows XP系统下对图像可以使用略缩图显示,能够直观地对图像进行管理,但矢量图和矢量标志等不能略缩.显示,必须严格以中文清晰准确地命名,以便在使用时自动查找或人工查找。

  7.多人操作的项目,如果有必要,在项目目录下应建立说明文件, 由每个操作员按照时间

  流程顺序填写说明,以便下一个环节掌握具体的情况.

  8.建立专用于保存临时文件的文件夹文件夹并在文件夹命名时清晰表明用途、保留时间等信

  息,必要时建立说明文件说明,以防误删除或长时间不删除占用空间。

  9.当一个或几个项目完成后,应对印前数据文件进行备份。目前主要备份方式是使用刻录光盘备份。刻录光盘有CD和DVD两种,CD光盘可以刻录700M以内的数据,DVD光盘可以刻录4.7G的数据。在刻录时.最好不要刻录超过620M或4G的数据,以防刻录到光盘外缘不稳定部分,造成数据的不安全。

  10.所有的文件,不得保存在“桌面”、“我的文档”等系统分区位置,以免重装系统格式化时被删除,也不可存储在每个分区的根目录下,造成混乱。

  11.厦门印刷厂保存在硬盘上的数据文件一般不会受到病毒的感染。大部分病毒通常感染可执行文件如“exe”、“com”和“dll”文件等,如果下载或拷贝到硬盘的软件,应制作成压缩格式或虚拟光盘,以防范病毒的感染。

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